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Para poder valorar sin necesitamos un ERP lo primero que debemos hacer es comprender que es un ERP.

Un ERP, Enterprise Resource Planning o traducido, Recursos de planificación empresarial, es un programa, un sistema de gestión que nos ofrece el apoyo tecnológico para poder optimizar los procesos de nuestra empresa.

Esa optimización de los procesos de la empresa pasa por evitar duplicidad de trabajos, islas de información, trazar nuestros procesos de manera que queden registrados, ordenados y relacionados entre ellos y garantizar la ausencia de “pérdidas de tiempo” por una “no organización” de nuestra información.

Entraremos en detalle en cada uno de los puntos que hemos comentado.

En un ERP, registraremos toda la información de nuestra empresa, cotizaciones, pedidos de venta y compra, recepción de materiales y expedición de los mismos, facturación de compra y venta, cobros y pagos y finalmente su contabilización.

Al disponer de toda  esta información registrada, podremos gestionarla de manera unitaria o de manera masiva, por ejemplo realizando con uno o dos clicks la facturación correspondiente a la jornada laboral o a la semana o el mes, en función de cómo sean nuestros procesos de facturación.

Igual que operamos con la facturación podremos hacerlo en el resto de ítems de nuestros procesos de negocio.

Por supuesto, el ejemplo anterior es tan solo eso, un ejemplo. La información que podremos registrar dependerá de cada empresa y de su modelo de negocio, por ejemplo, en el ejemplo anterior también se registraran todas sus tarifas, los descuentos aplicables a clientes, o a artículos, familias, etc., situaciones de stock… En otros modelos de negocio se registrarán los propios de su actividad, en una empresa dedicada a la manufactura se incorporarán en el ERP todos los datos relativos a sus órdenes de fabricación, en una empresa de servicios los referentes a sus proyectos etc.

Cuando realizamos este tipo de registro y gestión mediante un único sistema, estamos evitando las islas de información, como es tener la contabilidad en un programa, la facturación en Excel y las cotizaciones en Word por ejemplo, de manera que toda nuestra información se encuentra homogeneizada y accesible.

Esto nos evitará incongruencias en nuestros datos como que contabilidad nos ofrezca una cifra de facturación X y nuestro Excel (Con el que facturamos) nos ofrezca una cantidad Y.

Al disponer de nuestro sistema de información correctamente almacenado, relacionado y trazado, podremos tener un ágil acceso a nuestra información para poder gestionarla tanto de cara al cliente como de cara a nosotros mismos.

Pondremos unos ejemplos para poder percibir mejor las ventajas.

Un cliente nos llama consultando por un cobro que ha recibido, desea conocer de qué factura proviene, cuando se le entregó el material y cuando se le ofertó.

• Empresa A (Cuenta con un ERP). Entra en su sistema, localiza el cobro y a través de él accede a la factura, a su expedición, a su pedido de venta y a su cotización. Tiempo total, menos de dos minutos.
• Empresa B (No cuenta con un ERP). Localiza el cobro, con suerte tiene accesible la factura, para localizar la expedición consulta en la carpeta de expediciones buscando por fecha orientativa y empresa o consulta al almacén. Llama al comercial del cliente para solicitarle el pedido de venta y la cotización y este se lo envía en cuanto puede (en el mejor de los casos). Tiempo total, excesivo a los ojos del cliente.

Como podemos apreciar, la atención que recibe el cliente mejora cualitativamente en el momento que organizamos y trazamos nuestra información.

Por otro lado dispondremos de la información en tiempo real, podremos gestionarla de igual manera y comparándola con históricos o previsiones que ingresemos en el sistema conseguiremos adelantarnos a situaciones, como por ejemplo mejorar nuestros tiempos de entrega de material a clientes, ya que los procesos burocráticos para la preparación de los mismos se reduce de una manera muy significativa, o habiéndonos adelantado a una posible demanda gracias a las herramientas de análisis de nuestra actividad.

Nuevamente estamos mejorando nuestra atención al cliente con respecto a la competencia.

Por estos motivos, debemos entender que hoy en día, un ERP se ha convertido en una herramienta indispensable para la mejora de nuestra actividad y quien no modernice su organización, sencillamente irá perdiendo competitividad en el mercado.

Si precisas ayuda para valorar si necesitas un ERP, no dudes en contactarnos, y recuerda, tu competencia, seguramente ya se lo esté planteando…

Nuestro objetivo, la satisfacción total del cliente.

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